Céline Tremblais est avocate et fondatrice du cabinet Legal Insight à Chambéry. Fondé en 2017, le cabinet se spécialise dans l’accompagnement des sociétés en développement et à forte croissance, et accompagne les fondateurs, associés et investisseurs de startups et PME innovantes.
Utilisatrice de la solution de gestion des opérations juridiques Closd depuis plus d’un an, elle revient dans cet entretien sur les bénéfices de la plateforme dans l’organisation des séances de signature électronique, et sur les gains de productivité et le retour sur investissement permis par la solution.
« L’investissement est complètement amorti dès le premier mois d’utilisation car le temps gagné dans l’organisation des process de closing est vraiment très important. J’ai pu démultiplier les opérations, et gagner en rapidité d’exécution de façon conséquente. »
Céline Tremblais
Closd : Pouvez-vous s’il vous plaît vous présenter ?
Céline Tremblais : Je m’appelle Céline Tremblais, et je suis avocat conseil en private equity et corporate. J’interviens principalement sur des dossiers de levée de fond, d’acquisition ou de cession reprise, qui comportent plusieurs phases de type signing / closing et l’organisation de séances de signatures avec beaucoup de signataires. C’est pour cette raison qu’il me fallait une solution qui me permette de coordonner tous les signataires en même temps de manière groupée et ordonnée.
Quelles étaient vos problématiques principales avant d’adopter Closd ?
J’utilisais déjà des solutions de signature électronique avant la crise sanitaire, mais avec le Covid, le closing dématérialisé s’est vraiment accéléré, et c’est une pratique qui est maintenant bien ancrée.
Avant cela, les clients étaient déjà réticents à l’idée de se déplacer pour venir signer chez les avocats des dossiers de 500 pages d’épaisseur, ce qui pour nous aussi était également assez compliqué à organiser logistiquement et nous faisait perdre beaucoup de temps dans la préparation des versions de signature, sans parler de la quantité de papier utilisée pour reproduire tous ces documents volumineux. La digitalisation des closings a permis de simplifier et d’accélérer l’exécution des deals. De nombreux clients se sont habitués à cela, et ont du mal à revenir à une solution purement papier.
Aujourd’hui, ma pratique est quasi exclusivement digitale ; au cours de ces 5 dernières années, j’ai dû réaliser deux actes reliés. Cela fait maintenant partie de mon fonctionnement, je ne me pose même plus la question et les clients non plus. La pratique est même désormais hybride, c’est-à-dire que nous nous réunissons physiquement pour le closing mais signons électroniquement via Closd.
Pourquoi avoir choisi la plateforme ?
Les solutions de signature électronique que j’utilisais avant le Covid étaient assez limitées en termes de fonctionnalités, et pas assez abouties pour réaliser un closing dématérialisé de manière organisée. Je les utilise toujours en complément de Closd pour des documents simples ou uniques avec peu de signataires. Mais quand j’ai besoin de centraliser tous les documents au même endroit ou de permettre à plusieurs personnes d’interagir sur les mêmes documents et de signer dans un ordre chronologique, je passe sur Closd directement.
Je privilégie Closd quand il y a beaucoup de signataires à coordonner et beaucoup de documents à signer, sachant que sur des levées de fonds, cela peut aller jusqu’à une dizaine voire une vingtaine de signataires. Ce qui est appréciable, c’est que je peux suivre où en est la séance de signature en un seul coup d’œil car les informations sont regroupées au même endroit, et mes clients peuvent également, en tant que chef de projet, avoir une vision de l’avancement de la séance de signature et relancer de leur côté les signataires. C’est un réel gain de temps pour tous.
Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez le plus ?
La signature électronique en immense majorité que mes clients apprécient beaucoup car cela permet de tout centraliser au même endroit, et de télécharger eux-mêmes les documents.
J’aime aussi beaucoup la fonctionnalité qui permet de préparer ses signatures : par exemple, je peux lancer une séance de signature demain ou dans deux jours, et cela me permet parfois de closer plusieurs dossiers en même temps ! Si je ne suis pas disponible pour organiser une signature, cela ne pose plus de problème car je peux la programmer la veille pour la faire partir le lendemain à 8h par exemple, et lancer des signatures en parallèle. Cela permet vraiment d’organiser son planning et de toujours tenir ses délais quoi qu’il arrive, au lieu d’attendre devant un écran le jour J. On peut également ordonner les documents et créer des étapes dans la séance de signature.
La fonctionnalité du départ retardé des signatures est extrêmement efficace. Pour moi c’est un vrai gain de temps qui m’aide à mieux m’organiser.
J’ai également utilisé la fonctionnalité de data room qui a bien fonctionné pour des levées de fonds et des cessions d’entreprises. J’ai trouvé que l’usage était assez simple car comme sur les sites de data room classiques, il est possible d’individualiser les accès aux documents pour chaque auditeur ou groupe d’auditeur. J’utilise aussi de façon ponctuelle le calendrier (closing checklist).
Le fait que tout soit rassemblé sur une même opération et qu’il soit possible de générer une bible automatiquement représente un gain de temps formidable pour moi. Je peux déjà bien organiser les titres en amont, ce qui fait que ma bible est quasi prête, et je n’ai plus qu’à la télécharger. Cela représente en gain de temps incroyable.
Vos clients et interlocuteurs sont-ils satisfaits de l’utilisation de la plateforme ?
Je trouve la plateforme assez simple. Certains ont toujours un peu de mal à retrouver leurs identifiants, mais une fois qu’ils sont connectés, tout marche plutôt bien, je n’ai pas eu de souci à les faire signer sur Closd. Au contraire, l’identification fonctionne plutôt bien par rapport à d’autres solutions qui sont parfois plus compliquées, notamment dans la reconnaissance de certaines pièces d’identité.
De plus, le support est ultra réactif, donc si je rencontre un problème avec l’identification d’un signataire que je connais bien et que je suis en mesure d’attester de son identité, alors on arrive rapidement à débloquer la situation. Je me suis déjà retrouvée en closing à devoir valider des pièces d’identité tout de suite et cela n’a pas retardé le closing de plus de 10 minutes.
C’est très confortable d’avoir un support qui répond à toutes les questions techniques. Par rapport à d’autres plateformes, ce sont les plus réactifs !
« Le retour sur investissement est clairement positif aujourd’hui, je ne regrette vraiment pas d’avoir adopté la solution, et je pense que je ne saurais plus faire sans ! »
Quel bilan en faites-vous ?
J’ai un peu hésité au démarrage par rapport au coût mensuel et par signature. En réalité, je pense que l’investissement est complètement amorti dès le premier mois d’utilisation car le temps gagné dans l’organisation des process de closing est vraiment très important. J’ai pu démultiplier les opérations, et gagner en rapidité d’exécution de façon conséquente. Je ne pensais pas que Closd me permettrait de faire cela.
C’est également un gain en termes de facturation, car cela permet de closer plus vite et donc de facturer plus vite. Les clients sont satisfaits de cette rapidité.
Le retour sur investissement est clairement positif aujourd’hui, je ne regrette vraiment pas d’avoir adopté la solution, et je pense que je ne saurais plus faire sans !
Merci à Me Tremblais pour son précieux témoignage.
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