Digitalisation des opérations juridiques : quelle solution choisir ?

Publié par Artificial Lawyer, 20/05/21 – traduit et mis à jour le 14/10/22

Ce type d’opérations juridiques, de nombreux professionnels du droit en ont rêvé : une communication fluide, des étapes rationalisées au maximum, des avocats 100% dédiés à leur expertise juridique, un risque d’erreur proche de 0… Si cela peut sembler utopique, c’est désormais une réalité grâce aux solutions de gestion d’opérations juridiques qui permettent de simplifier considérablement ces processus longs et complexes. 

Compte tenu du nombre important d’interlocuteurs, de la confidentialité des échanges et des enjeux commerciaux, ces opérations sont également souvent propices aux erreurs, malgré le récent pas en avant de nombreuses entreprises du secteur juridique en faveur de la digitalisation (bascule qui s’est opérée en une année, après presque une décennie de retard).

L’adoption d’un système de gestion de projet efficace permet de remédier à ces problématiques, en offrant sur une même plateforme :

  1. Une data room intuitive permettant aux parties de réaliser leur due diligence ;
  2. Des checklists interactives qui permettent aux avocats d’attribuer des tâches aux différents membres de l’équipe, de définir des rappels automatiques et de rassembler facilement les conditions suspensives et documents justificatifs ;
  3. Un espace de travail partagé pour négocier et échanger des documents, doté d’une gestion fine des droits d’accès et d’historiques de versions centralisés ;
  4. Une interface de closing flexible et intuitive, qui permet aux conseils de suivre l’avancée des signatures en temps réel, et d’organiser des closings à distance avec les différentes parties ;
  5. Des bibles générées automatiquement et partageables avec les clients en quelques clics ;
  6. Un coffre-fort numérique ultra sécurisé à valeur probante, afin d’archiver des documents originaux sensibles (SPA, pactes d’actionnaires, contrats de joint-venture, etc.) ou issus de la data room.

Ces fonctionnalités sont certes essentielles, mais la clé d’une transition réussie réside avant tout dans l’adoption du produit par l’utilisateur. Si celui-ci n’est pas adapté à leurs besoins métiers, les professionnels du droit n’en verront pas l’intérêt. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de prendre en considération une liste de critères essentiels avant de sauter le pas et s’équiper de la meilleure solution de gestion d’opérations possible. Suivez le guide !

Centralisation et interopérabilité

D’après une enquête sur les technologies juridiques menée par Thomson Reuters en 2020, 62 % des personnes interrogées considèrent l’interopérabilité comme le critère principal au moment d’évaluer une nouvelle solution. 

En effet, une plateforme de gestion d’opérations juridiques efficace doit d’une part permettre de centraliser tous les outils nécessaires à la réalisation d’un projet de bout en bout, et d’autre part, se connecter aux autres outils utilisés par le cabinet (au système de gestion électronique des documents (GED) par exemple).

Dans le cadre d’opérations complexes, il est en effet essentiel de pouvoir connecter les différentes solutions entre elles afin de partager les informations et données en toute sécurité et améliorer la fluidité des échanges, en raison notamment de la quantité de documents et de parties prenantes. Cela permet également d’éviter au maximum les éventuelles pertes d’informations, et de simplifier l’adoption de nouveaux outils par les avocats.

Ces différents facteurs permettent d’améliorer la prise en main de la plateforme, et de simplifier et d’optimiser le processus tout en garantissant la sécurité des données échangées. 

Expérience utilisateur améliorée

Outre la centralisation des différents outils, il est primordial que l’interface soit facile d’utilisation. Les cabinets chargés d’évaluer ces technologies oublient souvent que l’objectif premier est d’optimiser les performances des avocats et professionnels du droit, et donc de s’adapter à leur niveau de maîtrise des outils informatiques. Le produit qu’ils utiliseront doit donner l’impression d’avoir été conçu par des avocats, pas par des ingénieurs.

Un outil efficace se doit donc d’être ergonomique, intuitif, et d’offrir une navigation logique entre les différentes fonctionnalités. En complément, un service de support via chat et diverses ressources informatives accessibles en ligne (FAQ, vidéos explicatives, guides, etc.) permettent d’accompagner les utilisateurs dans leur prise en main, et de répondre rapidement à leurs questions. 

Support client et formation 

Les solutions en mode SaaS (Software As A Service) hébergées dans le cloud sont très faciles à mettre en place, les utilisateurs finaux n’ayant rien à installer, à mettre à jour ou à maintenir. Une fois les audits de sécurité initiaux effectués par les services informatiques, les utilisateurs peuvent démarrer rapidement, ce qui leur évite de devoir remplacer des systèmes en local et du matériel physique, tout en garantissant une maintenance et des mises à jour automatiques et transparentes.

Ces solutions sont certes très faciles à prendre en main, mais certains utilisateurs se sentiront d’autant plus rassurés d’être accompagnés par une équipe de support composée d’anciens praticiens du droit qui maîtrisent la solution, mais aussi le jargon et les problématiques rencontrées lors d’une opération juridique. 

Les avocats qui décident de digitaliser leur pratique et celle de leurs clients doivent s’assurer que la prise en main de l’outil se passe pour le mieux. D’où l’intérêt d’avoir accès à un support client efficace, disponible à tout moment par email, téléphone ou chat, à une formation de démarrage et à des ressources pédagogiques telles que des webinaires réguliers, de la documentation sur les produits, des guides d’utilisation, etc.

Sécurité des données 

Face à l’augmentation constante de la fréquence et de la gravité des cyberattaques, en particulier depuis la crise du COVID-19, les avocats doivent prendre des précautions supplémentaires pour sécuriser leurs systèmes contre les conséquences potentiellement désastreuses d’une violation de données.

La mise en place d’une stratégie de cybersécurité conforme aux meilleures pratiques de développement, d’architecture et de sécurité des infrastructures est le meilleur moyen pour les professionnels du droit d’y parvenir. 

Une stratégie efficace doit prendre en compte les aspects suivants :

  • Infrastructure en cloud : En 2021, les infrastructures cloud sont plus sûres et plus efficaces que les infrastructures en local. Les logiciels et les données sont dupliqués et stockés dans des endroits distincts, ce qui élimine presque tout risque de perte de données. De plus, les fournisseurs cloud de premier plan assurent une protection plus élevée contre les attaques et les pertes en mutualisant les ressources et les risques
  • Sécurité des données : La protection des données, la confidentialité et la conformité doivent faire partie de l’ADN de la solution choisie. Cela inclut un chiffrement de qualité militaire, des connexions sécurisées et des systèmes de prévention contre les intrusions
  • Authentification et contrôles des accès : Sur une plateforme partagée, une gestion fine des permissions et des droits d’accès, ainsi que des procédures d’audit trail permettent de renforcer la sécurité. De même, l’authentification forte des utilisateurs, notamment pour les signatures électroniques, vise à vérifier les profils des utilisateurs afin de détecter d’éventuelles fraudes.
  • Formation et prévention : Le chiffre est sans appel : l’erreur humaine est à l’origine de 95 % des failles de cybersécurité. Les professionnels du droit ne sont pas connus pour être les plus technophiles, ce qui les rend particulièrement vulnérables à des attaques telles que le phishing (fait entre autres de cliquer sur un lien frauduleux dans un email d’apparence inoffensive). Les cabinets doivent régulièrement sensibiliser et former leurs employés contre ces menaces.
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Archivage longue durée

Tenter de prévenir la perte, le vol, la détérioration, la falsification ou même la destruction des documents sensibles est une préoccupation qui dépasse la simple durée de l’opération. En effet, ceux-ci peuvent être ressortis des années après, dans le but par exemple de faire appliquer des clauses ou de gérer un contentieux. 

Les départements juridiques stockent aujourd’hui un volume croissant de documents sensibles (documents confidentiels, pièces justificatives, contrats signés électroniquement), ce chiffre ayant augmenté de 40% entre 2018 et 2020. La capacité à conserver des documents sensibles sur le long terme et en toute sécurité est donc un argument majeur à prendre en compte.

Les documents électroniques doivent être traités comme les documents papiers : personne ne laisserait traîner sur un coin de bureau un contrat ultra confidentiel pendant des années. C’est cette même rigueur qui doit être appliquée aux documents numériques. Un document signé électroniquement grâce à de nombreuses étapes sécurisées doit ensuite être stocké de façon tout aussi sécurisée. L’archivage longue durée à valeur probante est donc parfaitement adapté à la signature électronique.

Fidélisation des clients

L’utilisation d’une plateforme de gestion de projet efficace représente également un avantage marketing considérable pour les cabinets, leur permettant de fidéliser leurs clients et d’augmenter leur chiffre d’affaires. 

KPMG estime que l’expérience client sera au cœur de la prestation de services juridiques d’ici 2025, et Wolters Kluwer affirme que la technologie est un moyen de plus en plus utilisé pour répondre aux attentes des clients dans le secteur juridique. Les avocats seront en mesure d’offrir à leurs clients la connectivité, l’efficacité et la transparence qu’ils attendent en automatisant leurs tâches manuelles et en améliorant l’expérience de leurs clients.

Chez Closd, notre mission est de développer la valeur commerciale de votre cabinet, grâce à des bénéfices tangibles et un véritable retour sur investissement. Dotée de toutes les fonctionnalités nécessaires pour effectuer des transactions sécurisées de bout en bout, la plateforme Closd permet aux professionnels du droit de gagner du temps et de l’argent ainsi qu’à renforcer durablement leur image de marque en les accompagnant dans la transformation de leur pratique.

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