Témoignage : Closd chez Acer Finance, société de gestion

Arnaud Monnet est directeur de la gestion immobilière chez Acer Finance, société de gestion de patrimoine basée à Chartres et à Paris, et qui compte aujourd’hui plus d’une vingtaine de collaborateurs, plus de 2500 clients et plus de 600 millions d’euros d’actifs. Sa mission est d’accompagner les clients sur la sélection d’actifs immobiliers directs ou indirects, mais aussi de guider les professionnels de l’immobilier, promoteurs, marchands de biens, foncières, etc. dans la structuration et la gestion de véhicules d’investissement.

Utilisateur de la plateforme Closd depuis plus d’un an, il revient dans cet entretien sur son expérience avec la solution, et les bénéfices qu’il en a tirés en termes de gestion de projet et d’expérience client.

“La force de l’outil, c’est le confort qu’il procure dans la relation client.”

Closd : Pouvez-vous s’il vous plaît nous présenter Acer Finance, ses clients et les dossiers traités ?

Arnaud Monnet : Acer Finance est une société de gestion de portefeuille. Nous sommes un family office doté d’agréments qui nous permettent d’accompagner nos clients tant sur les problématiques patrimoniales que sur les stratégies d’investissement à titre personnel ou professionnel. Nous utilisons Closd sur ces deux aspects.

Quelles étaient les problématiques principales avant d’adopter Closd ?

Notre problématique principale concernait l’échange d’informations sur des “closings” contractuels : nous souhaitions pouvoir retrouver toutes les informations au bon endroit, que chaque mise à jour soit facilement identifiée par tous, et que chacun puisse interagir et réaliser ses propres listes de tâches.

Avant cela, tout était géré par mail ou courrier, et il fallait à chaque fois que l’un d’entre nous se charge d’organiser, archiver et ranger manuellement les documents, de coordonner les différentes sessions de signatures… Le plus compliqué était de réussir à faire que tous les protagonistes puissent signer le même jour, ce qui nous a parfois valu des virées improvisées en scooter dans tout Paris pour collecter toutes les signatures. Dans le pire des cas, il peut également arriver que les documents envoyés par courrier soient perdus.

La signature simultanée ou dans un ordre précis était donc un vrai défi pour nous et pour la relation que nous entretenons avec nos clients.

Comment avez-vous découvert la solution ? Quel a été l’élément déclencheur pour sauter le pas ?

J’étais à la recherche d’une solution de signature électronique pour un contrat très basique, et un ami entrepreneur dans la tech m’a recommandé Closd, solution ultra intuitive utilisée par ses avocats. C’est comme ça que j’ai découvert Closd. Nous avons très rapidement mis la plateforme en place afin de gérer un premier dossier pour un opérateur immobilier et ses co-investisseurs qui avaient besoin de structurer l’acquisition d’un foncier.

L’outil nous a permis de communiquer en temps réel dans un contexte particulièrement stressant, pour que tout le monde, même à distance, ait le même niveau d’information, et puisse fournir ses pièces d’identité d’un point de vue réglementaire pour signer.

La partie signature ayant pu être orchestrée très facilement, nous avons donc continué à utiliser l’outil. Dès lors que l’on monte des projets ou qu’on accompagne des clients sur des projets qui nécessitent de l’information et de la contractualisation, on se sert de la plateforme Closd.

Les fonctionnalités que nous utilisons le plus aujourd’hui sont la signature électronique, la data room et la gestion de projet. 

Quels types d’opérations gérez-vous grâce à la plateforme ? A quels besoins répond la plateforme ?

Nous utilisons Closd dans le cadre de la cession ou l’acquisition d’un bien immobilier ou d’une société, lors d’une prise de participation, sur des actifs non cotés, des tâches de contractualisation entre nos clients et nous … La plateforme nous aide à structurer l’accompagnement global que nous proposons à nos clients, et cela dès le montage d’une opération initiale suite à la demande d’un opérateur qui nous sollicite pour structurer un besoin financier. 

Certaines opérations impliquent ensuite parfois de réunir autour de la table de nombreux investisseurs externes qui ne se connaissent pas, et c’est là que Closd nous aide à industrialiser notre rôle de chef d’orchestre. En automatisant les tâches manuelles, la solution nous permet de gagner du temps et de l’énergie, et surtout une vraie traçabilité.

C’est donc pour nous un sujet très opérationnel et qui nous permet d’harmoniser l’information auprès de tout le monde.

Quels bénéfices en tirez-vous ?

D’une part, Closd nous a permis de gagner en fluidité et d’améliorer la lisibilité sur les dossiers ; ensuite, cela nous a permis de gagner énormément de temps ; enfin, Closd offre de véritables garanties de sécurité et de confidentialité pour nos documents sensibles, sujet primordial pour notre activité de société de gestion. 

Je sais notamment qu’il existe une fonctionnalité de traçabilité, dont nous avons eu besoin par le passé mais qui n’était pas encore sortie à l’époque. Celle-ci est très utile en cas de litige. Si quelqu’un prétend ne pas être au courant d’une information, on peut facilement lui ressortir la liste de ses activités : heures et durées de connexions, documents visionnés… 

Vos clients et interlocuteurs sont-ils satisfaits de l’utilisation de la plateforme ?

Nos clients sont assez contents, car nous les sollicitons beaucoup moins pour des sujets organisationnels. Nous conservons toujours une dimension humaine, mais une fois que cette étape est derrière nous et que le processus juridique et administratif est engagé, cela se déroule tout seul. 

Tous nos clients qui ont utilisé la plateforme ont très bien su maîtriser l’outil, qui est assez pédagogique et intuitif, notamment grâce aux alertes sur les signatures.

Quel bilan en faites-vous ? Quelles sont selon vous les forces de la plateforme ? 

Nous sommes très satisfaits de l’outil, et nous souhaitons nous en servir de plus en plus pour fluidifier l’expérience de nos clients et améliorer leur confort. C’est primordial pour nous, et c’est selon moi la force principale de Closd. 

On a constaté que la plupart des clients signent les documents durant leur week-end ou en fin de soirée : la vraie force de l’outil, c’est qu’il a rendu tout le monde très autonome, et qu’il a levé cette contrainte sur des deals qui peuvent être assez tendus, aussi bien du côté du vendeur que de l’acheteur. 

Les enjeux sur ces dossiers sont importants, il est donc important de pouvoir déstresser cette partie administrative et la rendre la plus confortable possible pour nos clients. On se libère de ce stress de ne pas réussir à signer ou d’attendre des documents qui n’arrivent jamais. Plus d’excuses : en 3 clics, nos clients sont capables de valider un document !

Le mot de la fin ? 

Outre le fait que nous sommes très contents de l’outil, je pense qu’il gagnerait à être davantage connu pour d’autres cas d’usages que simplement la pratique juridique. Par exemple, un outil comme Closd pourrait parfaitement s’adapter aux entreprises, notamment dans le cadre de la gestion de filiales. 

Autre exemple, il arrive parfois que nos équipes aient recours à Closd pour échanger des informations avec leurs clients dans le cadre de conseils patrimoniaux ou financiers, ce qui permet notamment de faciliter la mise en place des préconisations réalisées par nos collaborateurs en charge du conseil. 

Merci à M. Monnet pour son précieux témoignage. Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme Closd ? Planifiez dès maintenant votre démo !

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