Dans un contexte de transformation numérique des cabinets d’avocats et des entreprises et de digitalisation juridique au sens large, les services informatiques, ou DSI (Direction des Systèmes d’Information), ont pour responsabilité d’apporter des solutions innovantes, sécurisées et efficaces à l’ensemble des services. Parmi les départements les plus en recherche de solutions agiles pour gagner en performance, sécuriser les actifs de l’entreprise ou du cabinet et répondre aux exigences réglementaires complexes, la direction juridique (ou plus largement les professionnels du droit) occupe une place centrale. Les équipes juridiques sont confrontées à des défis croissants en matière de gestion d’opérations, de contrats, de suivi des obligations légales et de conformité. Pour surmonter ces défis, de plus en plus de DSI se tournent vers des solutions collaboratives en mode SaaS (Software as a Service, c’est à dire une solution logicielle applicative hébergée dans le cloud) dédiées aux professionnels du droit.
Ce type de solutions décentralisées a révolutionné la façon dont les entreprises déploient et utilisent des logiciels : plus simples et rapides à prendre en main, elles permettent de digitaliser rapidement les pratiques et de mutualiser la sécurisation des données. Dans le domaine juridique, l’adoption d’une plateforme en mode SaaS dédiée à la gestion des opérations offre une multitude d’avantages, et permet une gestion plus agile et efficace des processus juridiques, tout en réduisant les coûts et en libérant des ressources précieuses pour se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée.
Face au nombre croissant de solutions dites legaltech disponibles sur le marché, quels sont les défis principaux pour les DSI ? Quels sont les principaux critères à prendre en compte ? Comment évaluer la réussite d’un déploiement dans le cadre d’une conduite du changement et d’un process de digitalisation de votre direction juridique ?
A téléchargez gratuitement : notre guide pratique : Quelle solution pour vos opérations juridiques ?
Défis du métier de DSI
Missions principales
Véritable chef d’orchestre, le DSI (Directeur des Systèmes d’Information) est un acteur clé de l’entreprise ou du cabinet, à la croisée de tous les départements. Sa mission principale consiste à superviser et à gérer l’ensemble des activités liées aux technologies de l’information et de la communication (TIC) au sein de la structure. En charge de manager l’équipe informatique et de définir la stratégie en matière de technologie, il doit également s’assurer que les investissements dans ce domaine sont pertinents et cohérents avec la vision à long terme de l’entreprise ou du cabinet.
Ses autres missions consistent également à :
- Gérer les différentes ressources informatiques (humaines, logicielles, équipements), et leur impact financier ;
- Garantir et veiller au respect de la sécurité des données et de l’information ;
- Superviser et planifier les différents projets informatiques, et collaborer avec les différents fournisseurs : le déploiement de nouveaux logiciels adaptés aux besoins métier des équipes (mise en place d’un ERP par exemple), la mise à niveau des infrastructures, la migration vers des technologies hébergées dans le cloud, etc.) ;
- Réaliser une veille technologique régulière.
Véritable ambassadeur technique, il est souvent amené à collaborer et à échanger avec les différentes lignes de service afin de comprendre leurs besoins, et ainsi être en mesure de proposer un portefeuille de solutions logicielles le plus pertinent possible.
Défis actuels des DSI
Avec l’émergences des solutions en mode SaaS, l’accès aux logiciels professionnels a été grandement facilité et démocratisé pour les collaborateurs, et n’est plus l’apanage de l’équipe IT. Qu’il s’agisse de comparer des solutions existantes, de tester gratuitement une solution, ou de rentrer ses codes de carte bleue puis faire une note de frais, les obstacles à l’autonomie en la matière ont été totalement levés, ce qui occasionne pour les DSI deux potentiels problèmes.
D’une part, l’effet de bord le plus évident est le développement du shadow IT, c’est à dire le recours à des technologies et solutions logicielles qui n’ont pas été officiellement auditées, approuvées ou contrôlées par le département informatique. L’émergence des solutions en Cloud favorise en effet la prise d’initiative des collaborateurs en ce qui concerne le choix des outils, souvent en réaction à des lenteurs organisationnelles, en charge de l’homologation ou des services financiers. Résultat : les solutions choisies ne sont pas toujours conformes aux diverses politiques de conformité ou de sécurité de l’entreprise ou du cabinet, et font parfois doublon avec des solutions déjà validées ou en place. Cela peut générer des coûts supplémentaires, des risques en matière de sécurité, ainsi que des lourdeurs administratives (factures, relance de comptabilité), qui pèsent sur la profitabilité de l’organisation. Garder un œil sur les achats inutiles, la sous-utilisation des licences logicielles et le gaspillage des ressources matérielles fait partie intégrante des missions quotidiennes de l’équipe.
Pour les DSI, l’objectif est de ne pas faire obstacle à l’innovation des collaborateurs tout en gardant le rôle d’arbitre. Pour cela, les équipes IT, chargées de la conformité et de la finance doivent faire preuve de beaucoup de réactivité pour valider (ou non) les devis et les demandes d’outils. Les équipes informatiques doivent également faire preuve de pédagogie, en communiquant de façon continue et récurrente sur le portefeuille de solutions déjà existant, et veiller à son optimisation.
La formation et la communication sont des notions indispensables dans le métier de DSI, afin de sensibiliser les salariés, en particulier dans les services les plus sensibles (finance, juridique) aux bonnes pratiques de sécurité notamment (chiffrement, conformité au RGPD, Cloud Act…). D’où la nécessité pour les DSI d’être attentifs aux évolutions du secteur de la legaltech et aux différentes solutions disponibles, qui permettront d’accompagner les experts juridiques dans le choix d’une solution adaptée à leurs besoins opérationnels et en accord avec la manipulation de données sensibles et confidentielles.
Quel outil pour accélérer la digitalisation juridique de votre entreprise ou cabinet d’avocats ?
A quoi sert une solution de gestion des opérations juridiques ?
Une solution de gestion d’opérations juridiques est un logiciel conçu pour aider les services juridiques et les professionnels du droit à gérer efficacement leurs activités quotidiennes, leurs processus de travail et la collaboration avec leurs interlocuteurs, internes ou externes. Le but d’une telle solution est d’aider à :
- Optimiser la gestion des contrats,
- Rationaliser les workflows,
- Améliorer la collaboration interne et externe,
- Sécuriser les échanges,
- Garantir la conformité avec les réglementations en vigueur,
- Etc.
Ce type de solutions, généralement disponibles en mode SaaS, permet aux juristes, directeurs juridiques et avocats d’accélérer de nombreuses tâches manuelles et chronophages, leur permettant ainsi de se focaliser sur leur expertise.
Cet espace de travail collaboratif et confidentiel permet aux services juridiques de gérer divers dossiers relevant par exemple du droit des sociétés, d’opérations exceptionnelles, de contrats, de contentieux, de processus RH… tout en sécurisant les actifs de l’organisation. Les cabinets d’avocats, pour leur part, peuvent y gérer tous les processus transactionnels complexes : opérations de fusion-acquisition ou de financement, levée d’une série A au sein d’une startup, assemblée générale des actionnaires, opération immobilière… Particulièrement utile pour les dossiers répétitifs tels que les approbations de compte et les contrats récurrents, une solution de gestion d’opérations juridiques permet de créer un véritable référentiel documentaire commun.
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Quelles sont les fonctionnalités absolument indispensables pour une digitalisation juridique réussie ?
Une solution de gestion d’opérations juridiques complète doit donc comporter les briques fonctionnelles suivantes pour permettre de réaliser une opération juridique de bout en bout :
- Un espace de travail partagé pour négocier, échanger des informations et documents, et faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe, ainsi qu’avec d’autres départements de l’entreprise ou services du cabinet, ou intervenants externes grâce à une gestion fine des droits d’accès ;
- Des checklists interactives qui permettent aux responsables du projet de répartir les tâches entre les différents interlocuteurs, de communiquer en direct, de paramétrer des rappels automatiques et d’organiser facilement le suivi et la gestion des cas, des litiges, des contrats et des autres activités juridiques ;
- Une zone de partage documentaire, intuitive et sécurisée, permettant de stocker les documents importants, de centraliser des historiques de versions et bénéficier d’une traçabilité précise des échanges tout au long du processus ;
- Une interface de signature électronique flexible et intuitive, qui permet à l’équipe juridique de suivre l’avancement des signatures en temps réel, d’organiser des séances de signature à distance de façon sécurisée, grâce à des fonctionnalités de validation ou d’ordre de signature ;
- Des archives documentaires générées automatiquement et partageables avec les interlocuteurs externes en quelques clics, qui permettent d’assurer la conformité réglementaire et de gérer les risques juridiques ;
- Un coffre-fort électronique, complément indispensable de la signature électronique, permettant un archivage longue durée ultra sécurisé à valeur probante, afin d’archiver des documents originaux confidentiels (SPA, pactes d’actionnaires, contrats de joint-venture, etc.).
Les critères d’évaluation d’une solution de gestion d’opérations juridiques doivent d’une part comprendre une partie purement fonctionnelle, relativement facile à évaluer au moyen d’une veille, mais doivent également inclure des critères davantage basés sur les services et engagements fournis par l’éditeur, et qui sauront vous aider à trancher en faveur d’une solution ou d’une autre.
Quels sont les critères indispensables pour choisir une solution juridique pour votre service ou cabinet ?
Pour choisir ou valider la demande visant à déployer une nouvelle solution de gestion d’opérations juridiques la mieux adaptée aux besoins de l’équipe légale, 3 critères principaux doivent être pris en compte :
Une solution adaptée aux besoins
Si la sélection d’un outil se base grandement sur sa maturité fonctionnelle (types de signatures électroniques disponibles, génération automatique d’archives, gestion documentaire, etc.), celle-ci est loin de suffire pour garantir une bonne adoption par les équipes et les clients. Le choix d’un outil sûr, intuitif et orienté client qui suscitera l’adhésion de ses utilisateurs finaux est essentiel dans le cadre d’une conduite du changement réussie. Souvent réduits au traitement de texte et à la communication par email, les outils technologiques en effet ont du mal à s’imposer au sein des services juridiques ou cabinets du fait de leur mauvaise ergonomie : fonctionnalités inutiles, interfaces vieillissantes et difficiles à naviguer… L’expérience utilisateur doit être fluide, et s’adapter aussi bien à la pratique métier des professionnels du droit qu’à leur niveau de maîtrise informatique. Des ressources complémentaires pour aider à l’adoption (formation, accompagnement, support en ligne, centre d’aide…) sont autant de critères à prendre en compte au moment de choisir un nouvel outil de productivité.
D’un point de vue technique, on aura également tendance à privilégier les solutions de digitalisation juridique en mode SaaS, disponibles immédiatement sans frais d’installations ni paramétrage, qui proposent les garanties de sécurité les plus optimales qui soient, ainsi que des mises à jour fréquentes et automatiques. Enfin, la possibilité d’interfacer différentes solutions (solutions de GED par exemple) permet d’améliorer l’adoption, de fluidifier les échanges et de partager des informations et données en toute sécurité entre les différents interlocuteurs internes ou externes.
Pour le DSI, la qualité de service et la relation établie avec le fournisseur seront également essentiels à prendre en compte, et permettront de garantir un déploiement serein de la solution.
Un tarif proportionné aux gains potentiels
La maîtrise des coûts est un enjeu crucial pour les DSI, car elle a un impact direct sur la rentabilité et la compétitivité de l’organisation. Les budgets sont en effet souvent limités, et face aux évolutions technologiques actuelles, il est parfois tentant de se lancer dans des investissements coûteux dans les dernières innovations. La DSI doit évaluer attentivement les avantages et les coûts de ces investissements pour éviter les gaspillages et s’assurer que les dépenses technologiques sont justifiées par rapport au retour sur investissement (ROI). Le but étant de trouver un équilibre entre les coûts d’expansion, les avantages potentiels, et évaluer attentivement les coûts à long terme, les risques de sécurité et la dépendance envers les fournisseurs externes.
A lire : Quel ROI pour la solution de gestion des opérations juridiques Closd ?
Le risque étant souvent de s’engager dans une solution à long terme dans le but de faire baisser les coûts, et de se retrouver ainsi en position captive face au fournisseur. Les solutions en SaaS, souvent basées sur un système d’abonnement mensuel ou annuel, permettent de garder cette flexibilité. D’autant que les solutions en mode SaaS apportent d’autres avantages majeurs :
- Coûts de départ moindre (pas d’infrastructure matérielle pour démarrer)
- Pas de coûts de maintenance, ni d’installation, ni d’hébergement
- Pas de coûts cachés
- Réduction des dépenses de sécurité
- Excellence opérationnelle qui permet aux équipes de gagner en efficacité.
La maîtrise des coûts est essentielle, car elle permet de garantir l’efficacité opérationnelle, de maximiser la valeur ajoutée des investissements technologiques et de soutenir les objectifs commerciaux de l’entreprise ou du cabinet.
Une solution conforme au niveau de sécurité attendu
Intrinsèquement lié au financier, le sujet cybersécurité est évidemment un enjeu majeur pour les DSI, et nécessite des investissements significatifs. Les DSI doivent donc être proactifs pour anticiper ces menaces et pour trouver un équilibre entre la protection des données et la maîtrise des coûts associés à la mise en place de mesures de sécurité.
Les fournisseurs SaaS investissent massivement dans la sécurité de leurs infrastructures et applications. En utilisant une solution SaaS, les entreprises peuvent économiser sur les coûts liés à la mise en place de mesures de sécurité coûteuses, telles que la protection contre les attaques DDoS ou les intrusions. Le sujet est particulièrement pertinent pour les services juridiques ou les avocats, amenés à gérer de grandes quantités de données sensibles. La protection de ces données contre les fuites, les vols ou les compromissions est essentielle pour préserver la confiance des clients et se conformer aux réglementations en matière de protection des données.
Le choix d’une solution de gestion des opérations juridiques à la fois :
- secure-by-design (principe qui consiste à intégrer dès la phase de conception d’un logiciel ou d’une application les mesures de sécurité nécessaires pour réduire les risques d’attaques et de vulnérabilités)
- Et conforme aux meilleurs standards internationaux en matière de cybersécurité (connexions sécurisées, audits de sécurité réguliers, réplication des données sur plusieurs sites, MFA, SSO, hébergement en France ou en Europe, chiffrement AES-256, et gestion fine des droits d’accès)
permet de permet de réduire considérablement les risques de failles de sécurité, et contribue à construire des systèmes plus fiables, résistants et conformes aux normes de sécurité de l’organisation.
En résumé, la solution idéale doit permettre de conjuguer bénéfice fonctionnel, facilité d’accès, évolutivité et innovation, flexibilité, sécurité et tarif proportionné aux besoins et aux attentes.
Solution de gestion des opérations juridiques de nouvelle génération, la plateforme Closd digitalise le processus transactionnel de A à Z, et permet à vos équipes juridiques de collaborer plus efficacement grâce à une interface fluide et intuitive, qui lève pour de bon les barrières à l’adoption : manque de connaissance des outils informatiques, manque de temps, inquiétudes concernant la sécurité informatique…
Avec un score CSAT moyen de 94%, l’équipe de support accompagne les utilisateurs dans leur prise en main de la plateforme grâce à des formations régulières. Closd permet aux professionnels du droit d’être efficaces instantanément, et de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Pour en savoir plus sur la solution, n’hésitez pas à planifier une démo pour vous ou votre équipe juridique !
