Auteur/autrice : closd

Jusqu’à récemment, il n’était pas rare de voir des avocats spécialisés en M&A se réunir pour réaliser des processus de due diligence en physique. Loin d’être une partie de plaisir pour les différents intervenants, ces sessions de groupe étaient souvent synonymes d’interminables vérifications de documents, au détriment de toute logique de gain de temps ou d’efficacité. 

Il y a environ quinze ans, les avocats ont finalement décidé de franchir le pas et de digitaliser ce processus, jusqu’à ce que la due diligence physique disparaisse complètement. C’est à ce moment là qu’ont commencé à apparaître les solutions de data room électroniques (salles de données virtuelles), avec pour ambition de transformer le quotidien des professionnels du droit. Mais loin de répondre à leurs véritables besoins et exigences en termes d’expérience utilisateur et de ROI, ces nouvelles Data rooms ont vu de nombreux avocats et professionnels du droit leur préférer des solutions numériques en Cloud pour mener à bien leur due diligence : plateformes de stockage en ligne, Drives (Dropbox, Google Drive, SharePoint, etc.), ou encore services de transfert de fichiers (WeTransfer, etc.). Si ces changements leur ont permis de gagner rapidement en flexibilité, la digitalisation massive du secteur a rapidement conduit les professionnels à remettre en cause ces nouveaux outils et à s’interroger sur leurs limites techniques et juridiques.

Alors que les violations de données personnelles et les cyberattaques font malheureusement partie intégrante de cette nouvelle normalité, les professionnels du droit s’interrogent désormais sur la valeur juridique et les garanties de sécurité de ces outils, en particulier pour la gestion de documents extrêmement confidentiels et sensibles. C’est pourquoi les professionnels du droit doivent opter pour une solution de data room adaptée à la pratique juridique qui répond à tous leurs besoins en termes de fonctionnalités, de convivialité, de sécurité et de conformité juridique.

 

 

Data room vs. espace de stockage dans le cloud: définition et différences 

Une data room virtuelle, ou data room électronique, est un espace de stockage numérique ultra sécurisé qui permet d’héberger, de partager et d’examiner à distance un grand nombre de documents confidentiels (bilans financiers, propriété intellectuelle, contrats commerciaux, etc.). Les droits d’accès à cet espace peuvent être contrôlés et modifiés à tout moment, tandis que les avocats des acheteurs potentiels examinent minutieusement les documents mis à disposition. Principalement utilisée pour faciliter les processus de due diligence dans une opération de fusion-acquisition, la data room se prête également à d’autres usages juridiques. 

Si l’on s’en tient à cette définition, on peut penser qu’un simple espace de stockage dématérialisé dans le Cloud pourrait tout aussi bien convenir. Cependant, les implications juridiques et les garanties de sécurité diffèrent grandement entre ces deux solutions :

1. 1. Le stockage : La plupart des services de Drive dans le Cloud sont limités en termes de capacité. A l’inverse, une data room permet généralement aux utilisateurs de stocker un nombre illimité de documents, ce qui s’avère particulièrement adapté à la pratique juridique.
   2. Les fonctionnalités : Les solutions en Drive n’offrent pas de fonctionnalités conçues pour la pratique juridique, comme les filigranes ou les modules de Q&A.
   3. La sécurité : Du fait de leur confidentialité, les processus d’audit et les négociations requièrent des garanties de sécurité à toute épreuve de la part du fournisseur de la data room : normes de chiffrement des données de niveau militaire (AES-256 par exemple), connexion sécurisée, réplication des données sur plusieurs serveurs privés, procédures d’authentification avancées, gestion des droits d’accès granulaire…
   4. Les garanties juridiques : Les Drives ne sont pas en mesure de fournir des journaux d’activités (logs) détaillées, et ne disposent encore moins d’une solution d’archivage intégrée à valeur probante.
   5. Le support client : La plupart de ces solutions ne proposent pas de service de support client, ce qui s’avère souvent indispensable pour des processus complexes à fort enjeux.

En résumé, les principaux arguments en faveur des data rooms sont leurs engagements en matière de sécurité et de confidentialité. N’étant pas conçus pour la pratique juridique, les plateformes de stockage en ligne ou les fournisseurs de messagerie électronique n’offrent pas de garanties suffisantes en termes de confidentialité, et sont très propices aux erreurs de partage d’information.

 

 

Comment choisir votre data room : les 5 fonctionnalités indispensables 

Le choix d’une solution de data room adaptée à votre cabinet ou votre entreprise n’est donc pas anodin, car celui-ci influe directement sur la qualité du service et des garanties de confidentialité que vous offrez à vos clients.

Nous avons listé 5 fonctionnalités indispensables à une gestion sécurisée et accélérée de vos documents juridiques :

1. L’invitation des participants : Les process de due diligence impliquent souvent de nombreux intervenants. Il est donc indispensable de disposer d’une fonctionnalité permettant d’importer en masse des listes de participants, et pouvoir les masquer aux autres participants. Cette fonction est particulièrement utile dans le cadre d’un processus de vente, et permet ainsi d’inviter plusieurs potentiels acquéreurs sur une même data room en toute confidentialité sans avoir à la répliquer pour chacun.
2. Le module de Q&A : Un module de questions-réponses efficace doit inclure un tableau de bord qui affiche clairement toutes les questions en attente de réponse afin d’identifier rapidement les points bloquants dans le process de due diligence. Les fils de discussion doivent être faciles à gérer, à personnaliser et à exporter afin de pouvoir les ajouter au contrat. Les notifications permettent également d’améliorer la communication et la réactivité de toutes les parties.
3. La gestion des droits d’accès et filigranes : Une gestion fine des droits d’accès est essentielle pour vous aider à respecter vos engagements en matière de confidentialité. Des droits d’accès avancés doivent vous permettre de créer des groupes de permission, et de gérer la visibilité de chaque document et fichier sur une interface claire et facile d’utilisation. Les paramètres avancés doivent également vous permettre d’activer des filigranes, afin d’empêcher les utilisateurs de télécharger des fichiers ou de prévenir toute utilisation non autorisée d’un document.
4. Les journaux d’activité : Les journaux d’activité sont un enregistrement de toutes les actions effectuées par les utilisateurs de la data room, et permettent aux administrateurs de suivre des informations telles que : les téléchargements de documents, les consultations de fichiers, les changements de noms, les suppressions, etc. Cette fonctionnalité offre aux administrateurs un accès clair et rapide à toute action effectuée sur des documents sensibles.
5. Archives et certificats numériques : Il est temps de tirer un trait sur les clés USB : les archives numériques chiffrées, stockées dans un coffre-fort électronique, sont plus sûres et plus faciles à gérer. Une solution de data room électronique vous permet de générer rapidement un certificat qui garantit la sécurité et la valeur juridique de votre transaction.

 

 

Améliorez votre gestion documentaire grâce aux Data rooms nouvelle génération

Après une évaluation approfondie de vos besoins et des fonctionnalités indispensables à votre cahier des charges, il convient également prendre en considération des critères plus pragmatiques, qui garantiront une adoption réussie de la solution par votre équipe.

En réalité, les data rooms électroniques possèdent elles aussi leurs propres inconvénients : la plupart des solutions disponibles sur le marché sont assez coûteuses offrent une expérience utilisateur peu intuitive. Les professionnels du droit n’étant généralement pas les plus à l’aise avec la technologie, il est essentiel de mettre à leur disposition des outils de travail pensés pour leur pratique, dotés d’une interface simple et conviviale qui leur permettra de tirer le meilleur parti de leur logiciel. Les outils informatiques doivent les aider à rationaliser l’ensemble du processus transactionnel grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, de la due diligence à la signature électronique. C’est pourquoi la facilité d’utilisation de la solution ne doit pas être sous-estimée. Les data rooms nouvelle génération, qui sont généralement plus abordables que les autres solutions du marché, proposent une évolution face aux solutions existantes en plaçant l’expérience utilisateur au cœur de leur démarche.

De plus, le choix d’une solution de data room collaborative permet de gagner en réactivité et en efficacité, et ainsi d’améliorer la communication avec vos confrères et vos clients. Les fonctionnalités collaboratives permettent également de réduire les marges d’erreurs ainsi que le temps dédié aux tâches chronophages (emails et appels de suivi, etc.). Elles contribuent aussi à améliorer la qualité du service rendu au client, ce qui, à terme, représente un avantage concurrentiel fort pour votre entreprise.

Enfin, les professionnels du droit peuvent aller encore plus loin dans l’optimisation de la gestion de leurs opérations en optant pour une solution de data room qui s’intègre nativement avec une solution de gestion des opérations juridiques de nouvelle génération. Ces plateformes, telles que Closd, dotées d’une technologie de signature électronique intégrée et d’un coffre-fort électronique ultra-sécurisé à valeur probante pour le stockage des documents sensibles, permettent de gérer l’ensemble de votre workflow sur une seule et même interface. Elles aident également à accélérer vos transactions, à améliorer la collaboration et à respecter les exigences légales en matière de stockage de vos contrats sensibles.

 

En résumé, la solution de data room idéale doit être : 1) intuitive, 2) conçue pour la pratique juridique, 3) sécurisée et 4) abordable. Une solution qui répond à l’ensemble de ces critères permet à ses utilisateurs d’optimiser non seulement leurs tâches quotidiennes, mais également leurs engagements en matière de sécurité. Elle améliore aussi l’expérience et la rétention client, ainsi que l’image de marque de l’entreprise ou du cabinet. Plus qu’un outil de stockage, la data room est également une vitrine pour votre société, et peut être perçue comme un véritable outil marketing générateur de nouvelles opportunités d’affaires.

La plateforme Closd offre une expérience à 360°, en intégrant un module de data room nouvelle génération conçu pour les professionnels du droit dans une solution de gestion des opérations juridiques. Son interface fluide et sécurisée permet aux avocats de réaliser chaque étape du processus de transaction de manière transparente : data room, signature électronique, coffre-fort électronique, etc.

Pour en savoir plus sur notre solution de Data Room, contactez-nous !

 

Depuis le 13 mars 2000, le Code civil reconnaît qu’un document numérique peut être une preuve recevable en cas de litige, et permet ainsi de s’affranchir du papier. Cette pratique, encouragée par le développement du numérique à l’échelle globale et plus spécifiquement dans le secteur juridique, conduit de plus en plus d’entreprises à accumuler des documents numériques sensibles : documents internes confidentiels, contrats commerciaux ou entre associés, d’acquisition ou cession de titres ou d’actifs, etc.

Ces documents sont soumis aux mêmes obligations légales de conservation que leur équivalent papier pour des durées identiques, auxquelles s’ajoutent parfois des obligations métiers sectorielles. De plus, ces originaux sont soumis à une obligation de conservation supplémentaire liée à leur statut numérique, qui permet de leur conférer une force probante identique à celle des originaux papier : la conservation “dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité” (article 1366 du code civil).

L’enjeu de sécurité juridique est donc majeur. Pourtant, nombreux sont les professionnels du droit à ignorer les obligations et implications liées à leur conservation, entre sauvegarde, stockage et archivage. Tour d’horizon des solutions existantes.

 

 

Différence entre stockage, sauvegarde et archivage 

Si les termes sont souvent utilisés de façon interchangeable pour désigner la conservation, la réalité technique et juridique derrière chacun d’entre eux est pourtant bien distincte. 

La sauvegarde consiste à réaliser une ou plusieurs copies à l’identique d’un fichier dans un système, dans le but de pouvoir le récupérer en cas de perte ou de détérioration. Cette technique n’a aucune valeur probante particulière et ne permet en aucun cas de garantir l’intégrité du fichier dans le temps (c’est-à-dire son absence de modification ou détérioration).

Le stockage consiste à recueillir et conserver des informations numériques de manière à en faciliter l’accès, et plus particulièrement à partager des fichiers et documents dans un but de travail collaboratif. Le terme désigne communément aussi bien la technologie que le support utilisé. En effet, le stockage d’informations peut se faire sur plusieurs supports : un ordinateur, une clé USB, une armoire à documents, un Drive, une GED ou encore dans un projet Closd. Quel que soit le support, les documents sont classés selon certains critères prédéfinis et bénéficient de fonctionnalités de sécurité plus ou moins avancées, mais ces systèmes ne répondent pas aux exigences légales de conservation. Le contenu peut en effet aisément être supprimé ou altéré par les différents utilisateurs disposants d’accès, et aucune fonctionnalité n’offre une garantie d’intégrité sur le long terme, notamment face aux pannes, changements de serveurs, de disques, piratages ou autres cas de force majeure. Il faut également tenir compte du risque lié aux habitudes des équipes IT qui pensent parfois, à tort, qu’en cas de perte, un original papier existe.

Enfin, l’archivage répond à des exigences légales et réglementaires. Particulièrement adaptée à la conservation longue durée de documents dormants, l’archivage de documents dans un coffre-fort électronique a pour objectif de conserver des documents originaux, signés électroniquement avec une technologie fiable, dans le but de pouvoir les utiliser, par exemple en cas de contentieux plusieurs années après, tout en garantissant leur authenticité et intégrité. Tout comme votre local à archives physique si vous en avez un, l’Archivage électronique ou SAE (Système d’Archivage Électronique) doit répondre à des exigences de sécurité drastiques, afin pouvoir garantir l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité, la pérennité, et la réversibilité des documents conservés.

 

 

Système d’archivage : validité juridique et fonctionnement 

Selon l’article 1366 du Code Civil, “l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”

En droit français, 3 critères permettent donc de garantir qu’un écrit électronique possède la même valeur qu’un écrit papier :

• l’usage d’un procédé fiable (le règlement européen eIDAS répond à cette problématique en listant l’ensemble des prestataires certifiés Prestataires de Services de Confiance pour la signature électronique)
• la capacité à pouvoir dûment identifier la personne dont il émane (authentification forte des signataires lors de la signature électronique : mot de passe, vérification d’identité, SMS, etc.)
• sa conservation dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité, c’est-à-dire la possibilité de démontrer que le document n’a pas été altéré et qu’il est toujours maintenu dans son intégralité, et que le support portant l’information permet d’en garantir la stabilité et la pérennité voulue.

Plus qu’un besoin, l’archivage des documents sensibles dans un coffre-fort électronique est donc une véritable obligation légale pour les professionnels du droit. Leur mission première est d’assurer la sécurité juridique de leurs clients. C’est donc le pendant indispensable à toute technologie de la signature électronique.

L’archivage électronique se base sur 5 piliers majeurs :

1. l’intégrité des données
2. la confidentialité
3. la disponibilité
4. la pérennité
5. la réversibilité

En cas de contentieux, il sera demandé de fournir un dossier de preuve complet sur la partie signature mais aussi sur la partie conservation afin de prouver que le fichier n’a pas été altéré, et détailler le processus mis en œuvre pour garantir et vérifier périodiquement le maintien de cette intégrité durant la phase de conservation. Il est donc possible de solliciter le prestataire d’archivage pour extraire une ou plusieurs archives du coffre-fort électronique au format numérique d’origine, qui sont transférées via des supports externes.

Pour chaque document archivé, les fournisseurs de services conservent plusieurs informations relatives au document, comme par exemple :

• Le document et son nom,
• Les métadonnées standards (données qui peuvent notamment servir à décrire le processus qui a conduit à la création de l’information),
• Les métadonnées personnalisées,
• Les empreintes du document et des métadonnées,
• L’horodatage d’archivage,
• Le journal de cycle de vie de l’archive et le journal des événements.

Il est donc essentiel pour les professionnels du droit de supprimer tous les risques de perte, d’altération ou de destruction au cours de la conservation de fichiers sur du long terme.

En cas de contentieux, Il est également possible de solliciter la restitution définitive des l’intégralité des documents confiés aux prestataire : c’est ce que l’on appelle la réversibilité. Cette restitution s’accompagne de la destruction totale des archives concernées dans le coffre-fort électronique et de la délivrance d’une attestation de destruction.

 

 

Quelle solution d’archivage pour les professionnels du droit ? 

Closd, acteur global de la gestion d’opérations juridiques, a intégré la technologie Arkhineo, leader français de l’archivage électronique, dans sa solution en mode SaaS et permet donc à ses clients d’archiver leurs documents et contrats signés électroniquement (via les technologies DocuSign et Certeurope, certifiés Prestataires de Services de Confiance par l’ANSSI) et de consulter leurs archives directement depuis la solution sur une interface de coffre-fort électronique dédiée, simple et intuitive.

Si la plateforme Closd répond à la première des 2 conditions de recevabilité d’un écrit électronique comme preuve, son partenariat avec la solution Arkhineo permet de répondre à la troisième condition qui est le maintien de la valeur probante et donc l’intégrité des écrits numériques signés et cela pendant toute la durée des obligations légales de conservation.

Closd fournit également, en cas de contentieux judiciaire ou administratif, le dossier de preuve de signature ainsi que le dossier de preuve d’archivage permettant de justifier de l’intégrité du document depuis sa signature.

Plus de 250 clients, issus de cabinets d’avocats, directions juridiques, cabinets d’expertise comptable, banques d’affaires ou fonds d’investissement font confiance à Closd et Arkhineo pour leurs processus dématérialisés. Tous ces acteurs ont un besoin de sécurité juridique totale pour leurs contrats et documents. Cette sécurité juridique est un élément capital pour la pérennité des entreprises ainsi que pour leur croissance. Grâce au système d’archivage Arkhineo via Closd, les entreprises sécurisent leurs actifs et ceux de leurs clients dans un coffre-fort électronique ultra sécurisé, ce qui crée de nouveaux leviers de croissance et accroît leurs possibilités de développement.

 

Mark Krenn et Hans Kristoferitsch sont associés au sein du cabinet autrichien Cerha Hempel. Basé à Vienne, le cabinet qui compte plus de 200 avocats est spécialisé dans le droit des sociétés et le droit des affaires en Autriche et en Europe centrale et orientale.

Utilisateurs de Closd depuis plusieurs mois, ils ont accepté de répondre à cet entretien, au cours duquel ils ont pu partager les bénéfices liés à l’adoption de la plateforme, notamment en termes d’expérience client, ainsi que leur vision sur les legaltechs et la digitalisation.

Article original publié par LexisNexis Autriche – 31/10/22

« L’outil a été créé par des avocats avec une véritable expérience dans la gestion d’opérations juridiques, et cela se voit. »

 

LexisNexis/Closd: Pouvez-vous s’il vous plaît nous présenter Cerha Hempel, ses clients et les dossiers traités ?

Hans Kristoferitsch: CERHA HEMPEL est l’un des principaux cabinets d’avocats en droit des affaires en Autriche, et nous sommes également présents en Europe centrale et orientale. Nous couvrons tous les domaines du droit des sociétés et du droit commercial, et nous sommes fiers de compter parmi nos clients de nombreuses entreprises autrichiennes et internationales de premier plan. Outre d’importants dossiers contentieux et procédures commerciales, par exemple en droit commercial public, en droit antitrust et en droit pénal, nous traitons principalement des opérations de M&A.

 

Quelle est la stratégie digitale du cabinet ? Quels sont les axes de développements prévus? 

Hans Kristoferitsch : Nous avons déjà développé plusieurs solutions propres en interne à l’initiative de notre Legal Tech Center, qui ont été adoptées avec succès tant par notre équipe que par nos clients (un outil dédié aux questions de financement par exemple). Dans d’autres domaines, nous avons décidé d’utiliser des solutions de legaltech existantes telles que Closd.

 

Pourquoi avoir choisi Closd ? A quels besoins répond la plateforme ?

Mark Krenn : Closd est un outil très polyvalent qui couvre l’ensemble du cycle de vie d’une opération, de la constitution de la data room pour le processus de due diligence à la génération automatisée des bibles post-closing. L’outil a été créé par des avocats qui ont une véritable expérience dans la gestion d’opérations juridiques, et cela se voit. J’ajouterais d’ailleurs que l’outil peut être utilisé pour bien d’autres opérations que le M&A.

 

 

Quels types d’opérations gérez-vous grâce à la plateforme ? Quels bénéfices en tirez-vous ?

Mark Krenn: À l’heure actuelle, nous utilisons principalement la plateforme pour gérer des opérations de fusion et d’acquisition, ainsi que des projets de développement immobilier pour lesquels nous intervenons en tant que mandataires.

La facilité de mise en place et d’intégration des différentes parties, ainsi que leur répartition en groupes, facilite particulièrement la communication et plus largement la gestion de l’opération. Nous utilisons également Closd comme solution de data room pure pour certains de nos clients.

 

Vos clients et interlocuteurs sont-ils satisfaits de l’utilisation de la plateforme ?

Mark Krenn : La solution est très intuitive et possède toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer une opération ou un projet de développement immobilier. La possibilité de signer des contrats en ligne – par le biais d’un processus formalisé – est un véritable différenciateur. Nos clients montrent un très vif intérêt pour les solutions innovantes, et ont réagi très positivement à notre décision d’adopter Closd. Pendant la phase de test, nous avons également invité certains clients à tester Closd et nous avons reçu des retours très positifs, ce qui nous a encouragés à choisir la solution.

 

Quels sont vos objectifs en termes de relation client ?

Hans Kristoferitsch : Nous nous sommes fixé pour objectif de fournir à nos clients des conseils juridiques de haute qualité, de la manière la plus rentable et dans les délais les plus courts possibles. Cela nous conduit naturellement à avoir de plus en plus recours à des solutions de legaltech qui nous permettent de traiter certaines tâches plus rapidement et à moindre coût grâce à l’automatisation. Nous attachons également une grande importance à la coopération à long terme. Les solutions de legaltech sont indispensables pour atteindre cet objectif, car elles nous permettent de coordonner les processus opérationnels que nous conseillons dans de nombreux domaines.

Mark Krenn: Nous évaluons constamment la pertinence de nos initiatives en matière de  legaltech en les soumettant à nos clients, afin de pouvoir nous adapter à leurs exigences et à leurs attentes. Pour nous, la legaltech n’est pas une fin en soi dans un but marketing ; son objectif réel doit être de générer de la valeur ajoutée pour nos clients.

 

 

Quels sont selon vous les principaux défis du secteur juridique à l’heure de la digitalisation ? 

Hans Kristoferitsch : Contrairement à la croyance populaire, nous ne pensons pas que la digitalisation sonnera la fin de la profession d’avocat. Au contraire, elle nous permet de travailler encore plus efficacement et de nous concentrer davantage sur nos dossiers, notre expertise juridique et représentation de nos clients devant ou en dehors des tribunaux . Notre plus grand défi sera de renforcer nos propres compétences informatiques pour exploiter au mieux les solutions de legaltech, et de recruter et former de jeunes collaborateurs qui connaissent non seulement le droit mais aussi les solutions numériques.

 

Merci à M. Kristoferitsch et à M. Krenn pour leur précieux témoignage, ainsi qu’à Tobias Paur de LexisNexis Autriche pour avoir réalisé cette interview.

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Mardi 12 octobre 2022, Closd et Aether Financial Services, deux game changers dans le domaine de la gestion et de l’exécution des opérations juridiques et financières, étaient réunis lors d’un webinaire autour de la thématique “Comment déstresser les deals M&A”.

Grégoire Débit, co-fondateur et CEO de Closd et Edouard Narboux, Managing Director et CEO de Aether Financial Services ont pu partager leur expertise sur l’évolution des pratiques, l’innovation et l’efficacité dans la gestion des opérations de M&A. Visionnez le replay du webinaire en remplissant le formulaire ci-dessous !

 

Visionnez le replay du webinaire !

Au programme : 

• Closd et Aether FS : des outils au ROI immédiat
• Une vision à 360° des transactions : avant et après le closing
• Efficacité décuplée avec la combinaison des services Closd et Aether FS
• Retours d’expérience sur l’évolution des pratiques du transaction management

 

Simplifiez la collaboration et accélérez la réalisation de vos deals

Souvent perçue comme très conservatrice et complexe, la practice M&A a longtemps été réfractaire aux dynamiques de standardisation, d’automatisation et de digitalisation, malgré la lourdeur de ses process et l’importance de ses enjeux.

Face aux nombreux frottements et sources de stress que représentent de telles opérations, le recours à des outils numériques et à des professionnels aguerris est par conséquent nécessaire pour permettre aux conseils de se focaliser sur leur expertise et aux cédants de gérer au mieux l’intégralité de l’opération, de la LOI au post-closing.

C’est le défi que se sont lancés Closd et Aether Financial Services : dépoussiérer et déstresser les deals M&A grâce à la rencontre du numérique et de l’expertise post-transactionnelle. 

Aether Financial Services est une société spécialisée dans l’exécution des contrats de financement et de M&A, qui intervient en tant que représentants indépendants des cédants. Son objectif : déstresser le post closing.

Pour sa part, Closd est une solution de gestion des opérations juridiques, qui permet de gagner du temps sur les opérations de closing en les rendant plus simples, plus rapides et plus efficaces. Il s’agit en effet de réduire au maximum le temps passé sur les étapes de process, organisationnelles et critiques qui génèrent beaucoup de stress dans des deals à très fort enjeux, afin de permettre aux conseils de se concentrer sur leur expertise juridique.

 

 

La solution Closd intervient de la signature de la LOI au closing, et vise à simplifier l’intégralité du processus ainsi que la collaboration entre toutes les parties prenantes dans le but de gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée. Une fois l’étape du closing réalisée, Aether Financial Services intervient afin de simplifier et rendre plus efficace l’exécution des accords des parties.

Le point de jonction entre les deux solutions est donc le closing ; celle-ci couvrent ainsi l’intégralité de la durée de vie de l’opération de l’origination du deal à son exécution, avec un objectif commun : mettre toutes les chances de son côté pour que tout se passe pour le mieux, et éviter les risques business, financiers et juridiques.

La synergie entre les deux solutions offre une vision à 360° de l’opération, et permet d’éliminer les frottements sur ces opérations et de décupler son efficacité grâce à la combinaison de l’humain et du numérique. Closd et Aether proposent des bénéfices similaires et des services complémentaires.

 

Envie d’en savoir plus sur la plateforme Closd ? Réservez une démo gratuite dès maintenant.

 

La checklist, ou liste de tâche (aussi appelée selon les cas closing memo, CP checklist, step plan ou plus simplement rétroplanning), est une étape indispensable dans la plupart des opérations juridiques, au vu de la complexité et de la multiplicité des étapes, délais et tâches à réaliser : opération de fusion-acquisition ou de financement, levée d’une série A au sein d’une startup, assemblée générale des actionnaires, opération immobilière…

De nombreux cas d’usages impliquent en effet la création systématique d’une checklist, comme par exemple :

• la collecte des documents nécessaires à une procédure de KYC, parfois très nombreux ;
• la préparation d’une réunion du conseil d’administration, durant laquelle doivent être collectés efficacement les lettres de convocation, projets de résolution, procès-verbal, etc. ;
• ou encore le closing d’une opération de haut de bilan, qui nécessite un suivi minutieux et le partage d’innombrables documents.

 

Quelle solution pour répondre à cette problématique métier ?

Les outils fréquemment utilisés par les professionnels du droit, comme les mails ou Microsoft Word, montrent rapidement leurs limites quand il s’agit de créer ou de remplir des checklists dans le cadre d’opérations juridiques. C’est notamment ce que décrit le média en ligne britannique Legal Cheek dans cet article qui nous plonge dans les 4 semaines d’enfer vécues par un avocat junior en droit bancaire et financier avant la conclusion d’une opération : recherche des parties et des documents dans la boîte mail, puis copier-coller et reformatage ligne à ligne dans un document Word…

Des processus manuels et chronophages qui peinent à atteindre le niveau d’efficacité que l’on serait en droit d’espérer. La checklist sert également à informer son client de l’avancée de tous les chantiers du dossier en vue d’un closing à une date donnée. Elle est donc un outil de communication et de réassurance vis-à-vis du client, donc une composante importante de l’expérience client.

La checklist est donc un outil qu’il convient de ne pas négliger. Mais qu’est-ce qu’une checklist dite “moderne” ? Aujourd’hui, les plateformes de gestion des opérations juridiques comme Closd permettent de numériser la checklist et toutes les étapes qu’elle contient pour un processus optimisé.

Dans cet article, découvrez nos 6 conseils pour créer une checklist moderne et efficace en toute simplicité.

 

6 conseils pour créer des checklists interactives efficaces

1) Assignez les tâches et programmez des rappels automatiques

La gestion des différentes parties n’est généralement pas une mince affaire, entre les allers et retours concernant le contenu de la checklist, la répartition des tâches et les différentes relances des participants. En effet, il n’est pas rare qu’au moins une échéance ou une validation nécessaire pour un document ne soit pas respectée, ce qui n’est généralement ni une bonne nouvelle pour le client, ni pour les conseils.

Comment résoudre ce problème ? Sur Closd, il est possible d’assigner différents rôles aux participants sur chaque tâche : le rôle de “responsable” pour celui qui doit effectuer la tâche, et celui de “validateur” pour celui qui doit contrôler sa réalisation. Chaque participant reçoit alors une liste complète des tâches qu’il doit réaliser ou valider.

 

 

Il est ensuite possible de paramétrer des rappels automatiques pour les responsables avant la date d’échéance d’une tâche, à la fréquence que vous souhaitez. Un bon moyen d’éviter les oublis et les relances intempestives par le conseil.

Chaque participant peut également filtrer la checklist interactive pour n’afficher que les tâches qui le ou la concernent, ou encore toutes les tâches non encore réalisées. Ainsi, chaque participant a une vision claire du processus, ce qui facilite la collaboration et augmente les chances que l’opération soit finalisée dans les temps.

 

2) Suivez votre projet en temps réel

Une checklist collaborative est, par nature, difficile à partager efficacement à l’aide de moyens de communication statiques comme l’email. Les différents allers et retours d’une checklist dédiée à une opération juridique représentent non seulement une perte de temps considérable pour toutes les parties, mais accroît aussi de façon significative le risque d’erreurs.

Closd permet aux parties prenantes de visualiser en temps réel et en un coup d’œil la progression du projet. Les chefs de projet peuvent faire évoluer le statut des tâches (En attente, Démarré, Validé, etc.) et informer automatiquement les parties concernées. Ainsi, le temps consacré à la création, à la mise à jour et au suivi des éléments de la checklist est considérablement réduit, et les réunions hebdomadaires de suivi sont pratiquement éliminées – tout en rendant l’opération  transparente pour toutes les parties prenantes.

 

 

3) Utilisez le chat pour réaliser le processus de Q&A

Le module checklist de Closd permet des échanges simples et sécurisés de questions/réponses entre les parties à propos d’une étape ou tâche particulière du processus. Sur la plateforme, le processus est transparent : les utilisateurs peuvent échanger des commentaires et mentionner d’autres utilisateurs sur un chat intégré et intuitif, propre à chaque tâche de la checklist.

Dans une opération juridique, ces questions et réponses ont souvent une valeur probatoire. Les utilisateurs peuvent donc exporter tous les commentaires liés à une tâche au format PDF, pour les conserver ou les joindre à un contrat par exemple. Ce fonctionnement est beaucoup plus efficace et sécurisé qu’un échange de commentaires par email, qui doivent ensuite être retrouvés, exportés, classés…

 

 

4) Ajoutez des documents aux tâches et contrôlez l’historique des versions

Les tâches sur les checklists de conditions suspensives ou de closing impliquent souvent la collecte de nombreux documents. Les conserver d’une manière claire et organisée relève du véritable défi.

Sur Closd, les utilisateurs peuvent facilement joindre les documents demandés aux tâches. Pour conserver la confidentialité requise dans ce type de processus, des droits d’accès précis peuvent être configurés à chaque tâche et document joint.

Que vous souhaitiez partager des documents avec d’autres personnes ou simplement les rassembler, les checklists interactives numériques fournissent une structure organisationnelle claire qui évite aux conseils de devoir fouiller dans leur boîte mail ou leur data room pour retrouver la dernière version en date des différents documents.

Avec Closd, tout est centralisé et facilement accessible en un seul endroit.

 

 

5) Structurez vos checklists comme vous le souhaitez 

Sur Closd, les participants peuvent construire leurs checklists comme ils le souhaitent, avec une numérotation automatique. Ils peuvent créer des titres et des sous-titres pour avoir une vue précise du plan de la checklist.

Mieux encore, si la structure change, un simple glisser-déposer permet de déplacer les tâches à un autre endroit de la checklist, et toute la liste est automatiquement renumérotée en temps réel. Il suffit de tenter de reformater des tableaux dans Word pour comprendre le gain de temps considérable que cela peut représenter.

 

 

6) Sauvegardez vos checklists dans la plateforme

Les checklists Closd peuvent être sauvegardées pour être réutilisées à tout moment dans le cadre d’une nouvelle opération similaire.

Grâce à Closd, sauvegardez vos checklists directement sur la plateforme et constituez votre bibliothèque de checklists pour tous les types de projets. Vous pouvez ensuite les réimporter – toujours directement à partir de la plateforme – dans un nouveau projet, pour être sûr de ne jamais égarer ou perdre un modèle et de toujours tout avoir à portée de main au même endroit.

Grâce à Closd, les équipes peuvent donc numériser leurs processus en toute simplicité, tout en évitant les écueils de la gestion de projet par email, en particulier sur des opérations juridiques à fort enjeu de confidentialité. De plus, les clients seront ravis de la rapidité et l’efficacité de votre organisation !

 

En cette rentrée 2022, l’équipe de Closd, première plateforme collaborative permettant de gérer vos opérations juridiques de bout en bout, donne rendez-vous aux professionnels du droit et du chiffre à l’occasion de nombreux événements, salons et congrès. 

Notre équipe sera ravie de vous rencontrer et d’échanger avec vous autour de la digitalisation de la gestion de vos projets juridiques, l’automatisation des processus, et bien d’autres : data room, signature électronique, archivage ultra-sécurisé… Venez nous rencontrer :

 

Liste des évènements de Closd

Découvrez le détail des différents événements :

22 septembre – 2e journée européenne du numérique (Paris)

Rendez-vous le jeudi 22 septembre à la Maison du Barreau (Paris 1er) pour une matinée consacrée au monde numérique, à la réglementation qui en est faite, à son application pour la justice, avec un regard de droit comparé. Restez connectés pour ne pas manquer les détails de notre participation à cette journée.

 

Du 28 au 30 septembre – 77e Congrès de l’Ordre des Experts-Comptables (Paris)

Après une édition 2021 placée sous le signe de la relance, le congrès de l’Ordre des Experts-Comptables revient cette année du mercredi 28 au vendredi 30 septembre pour cette édition 2022 sous la thématique : « L’expert-comptable au cœur de la société ».

Venez rencontrer l’équipe Closd au Parc des Expositions de la Porte de Versailles, Hall 7.3, stand P236, espace Performance. Notre équipe sera ravie de vous accueillir sur son stand pour présenter sa plateforme de gestion de projet collaborative, quelle que soit la taille de votre cabinet d’expertise-comptable. Préparez votre visite dès maintenant en planifiant votre démo :

 

 

6 et 7 octobre – 30ème Congrès National de l’ACE (Arcachon)

Créée en 1992, l’Association ACE – Avocats, Ensemble, représente l’ensemble de la profession d’avocat et de leur cabinet, quelle que soit leur dimension, leur Barreau ou leur mode d’exercice.

Notre équipe sera présente lors de son 30e Congrès National du jeudi 6 au vendredi 7 octobre, sur thème “CAP 2030” au Palais des Congrès d’Arcachon, stand n°6 pour vous présenter la plateforme leader pour simplifier vos opérations juridiques.

 

12 octobre – Petit déjeuner Closd & Aether FS “Comment déstresser vos deals M&A” (Paris)

Venez rencontrer Closd et Aether Financial Services, deux « game changers » dans le domaine de la gestion des opérations juridiques et financières, à l’occasion d’un petit déjeuner intitulé “Comment déstresser vos deals M&A”. Au programme : toutes les clés d’une opération et d’un closing réussis de bout en bout.

Rendez-vous mercredi 12 octobre de 8h30 à 10h30, 9 rue d’Artois (Paris 8ème). Evénement gratuit sur inscription dans la limite des places disponibles : S’inscrire

 

17 et 18 novembre – RDV des transformations du droit (Paris)

Venez rencontrer les équipes de Closd sur le stand LT48 • Espace Village de la Legaltech à l’occasion de la 6e édition des Rendez-vous des transformations du droit, qui auront lieu du jeudi 17 au vendredi 18 novembre au Palais des congrès Porte Maillot (Paris 17ème).

Cet événement offre l’occasion aux acteurs de l’innovation en droit (Legaltech, Regtech, Compliance, Legal Design…) de se rencontrer, échanger, se former, et trouver des solutions sur les sujets de la transformation des métiers du droit.

 

 

24 et 25 novembre – Campus AFJE

Expérience 100% digitale dédiée à formation des juristes d’entreprise, l’AFJE sera pour Closd l’occasion d’intervenir autour du sujet « Le juriste augmenté : nouveau business partner ».

 

1er décembre – Les rencontres M&A (Paris)

Option Finance organise, en partenariat avec Option Droit & Affaires, les Rencontres M&A qui auront lieu jeudi 1er décembre de 8h40 à 13h30 aux Salons de l’hôtel des Arts & Métiers (Paris 16eme).

Sponsorisée par Closd, cette 8ème édition permettra d’analyser et de comprendre les grandes tendances, les évolutions juridiques et les perspectives de croissance du marché des fusions acquisitions notamment au regard du contexte actuel, et réunira dirigeants d’entreprises actifs en M&A, banquiers, conseils, directeurs juridiques, avocats et autres acteurs de la finance. Restez connectés pour ne pas manquer l’annonce du programme !

 

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Grégoire Débit, CEO et co-fondateur de Closd, première plateforme collaborative permettant de réaliser des opérations juridiques de bout en bout, revient dans cet article sur 3 sujets centraux pour les cabinet d’avocats : les gains potentiels liés à la digitalisation des cabinets, la sécurité des données ultra-confidentielles de leurs clients, et les opportunités offertes par le numérique pour transformer sa pratique et sa relation client. Retrouvez l’intégralité de l’interview ci-dessous !

Article issu de La semaine juridique – Entreprise et affaires – n°31-35 – 4 août 2022.

“Grâce à Closd, les avocats pourront moderniser l’image de la profession et placer l’expérience client au cœur de leur activité.”

 

La digitalisation des opérations juridiques : 3 questions 

Digitalisation des cabinets d’avocats : véritable gain de productivité / temps ?

Les bénéfices du numérique en matière de gain de temps et de productivité ne sont plus à prouver. Toutes les études sont catégoriques : l’automatisation des tâches les moins nobles (administratif, logistique, organisation) permet de se concentrer sur le fond des dossiers et la croissance du cabinet. Toutefois, au vu de l’offre pléthorique disponible sur le marché, il est nécessaire de mettre en place une réelle stratégie de digitalisation et de se concentrer sur les outils efficaces rapidement pour sa pratique. Les cabinets d’avocats ont pris le tournant du numérique depuis quelques années et le bilan est plus que positif. Ceux qui ont pris du retard le regrettent déjà. 

 

 

Chez Closd, nos clients nous indiquent gagner plusieurs dizaines d’heures par mois grâce à nos services. C’est énorme. De plus, le gain de temps n’est pas le seul bénéfice des solutions numériques : l’expérience client, la fidélisation des clients, la réputation du cabinet, la réduction des risques liés aux attaques informatiques ou la réduction des coûts liés aux anciennes technologies sont autant d’avantages considérables et quasi-immédiats. En d’autres termes, le retour sur investissement est important et va même s’accentuer à mesure que la technologie va progresser et que les solutions vont se développer.

 

Comment utiliser les outils juridiques collaboratifs en garantissant la sécurité des données ?

Au vu de leur métier et des données ultra-confidentielles qu’ils manient, les avocats ne peuvent pas se contenter des outils peu sécurisés que l’on trouve sur internet. Ce n’est pas un luxe mais un prérequis et cela fait partie intégrante du service qu’ils apportent à leurs clients. On ne se rend pas compte de l’importance de la sécurité informatique jusqu’au jour où l’on est victime d’une attaque ou d’une fuite de données. Les conséquences en matière financière, commerciale et réputationnelle peuvent être immenses. Ces attaques sont de plus en plus nombreuses et fréquentes : on estime qu’une entreprise française sur deux a subi une attaque en 2021 ! Le risque zéro n’existe bien sûr pas, d’autant moins dans un monde technologique en constante mutation. Il existe cependant des moyens pour se prémunir contre ces risques.

 

 

En premier lieu, l’authentification forte. Il est indispensable de se protéger contre les usurpations d’identité et le piratage en protégeant les comptes des outils métiers les plus sensibles. 

Ensuite, le chiffrement des données est primordial. Grâce à cette technologie, même en cas de piratage ou de fuite, les données seront indéchiffrables pour le tiers qui les a récupérées. Un autre point d’attention est la localisation des données stockées par le logiciel. Un hébergement en France ou à défaut dans l’Union Européenne comporte de nombreux avantages en matière de sécurisation et de confidentialité des données clients. 

Enfin, il faut investir considérablement dans la prévention et la formation des équipes puisque la grande majorité des fuites de données est le fait d’erreurs humaines. Chez Closd, nous proposons bien entendu une solution hébergée en France, chiffrée et avec de nombreuses options de sécurité.

 

A quoi ressemblera le cabinet d’avocats de demain ?

Je ne crois pas que le cabinet de demain sera entièrement virtualisé. Il sera un mix harmonieux entre le numérique et l’humain. La profession d’avocat ne perdra pas son côté humain car c’est aussi cela qui fait la valeur ajoutée des juristes : la proximité avec les clients, l’accompagnement et la réassurance. On ne peut évidemment pas réduire l’avocat à son rôle technique. 

 

 

En revanche, les processus seront optimisés et les tâches manuelles automatisées pour laisser place à l’expertise juridique et à la relation client. Les avocats bénéficieront des technologies les plus avancées pour collaborer efficacement et apporter un maximum de valeur ajoutée à leurs clients. C’est ce que ces derniers attendent, et ce à quoi nous nous attelons quotidiennement chez Closd. Ils pourront ainsi moderniser l’image de la profession et placer l’expérience client au cœur de leur activité. C’est également ce que les jeunes générations de professionnels du droit attendent. 

Nous voulons rendre le métier plus attractif grâce à des outils efficaces, lui qui est parfois décrié et mal-aimé pour ses aspects chronophages et administratifs. Cela permettra aussi à ces professionnels de dédier plus de temps au développement de leur activité et à la création de nouveaux services, à l’innovation et à la réinvention de leur métier, condition nécessaire à sa survie dans un monde qui évolue très rapidement.